Actualment, aquesta plataforma d'enviament de newsletters s'ha convertit en una opció molt eficaç per a les empreses de manera que s'ha incrementat considerablement el seu ús a nivell corporativa, fins al punt de ser imprescindible avui en dia per a l'optimització dels processos operatius de la empresa.

Així mateix, a continuació es presentaran les millors pràctiques per poder construir i difondre missatges de comunicació que realment siguin eficaces i que compleixi amb els objectius plantejats pels seus realitzadors:

Brevetat en el missatge: Millor un missatge curt i concís que llarg i redundant. Generalment, les persones reben una gran quantitat de correus diàriament pel que no tenen el temps suficient per llegir-los tots detalladament, és per això que el correu ha de contenir només les paraules estrictament necessàries.

Claredat en el missatge: Per a una millor interpretació del missatge, aquest ha de ser fàcil d'entendre. Per això, és recomanable que en el primer paràgraf es posi la idea principal de tot el text i en els paràgrafs següents es redacten les idees secundàries que el complementin.

Senzillesa: Per a una millor comunicació en les despeses, sigui precís i defineixi amb exactitud el propòsit que es busca amb l'enviament d'e-mail. Procureu ser directe. La reiteració de missatges i la construcció de frases subordinades o molt llargues poden complicar la redacció i recarregar de dades innecessaris el contingut del correu electrònic.

Mida de les imatges: Abans d'enviar qualsevol newsletter s'ha d'assegurar que les imatges no siguin molt pesades ja que això retarda el procés que permet obrir i visualitzar el missatge. Gran quantitat d'imatges que sobrepassin la capacitat que té cada email, pot impedir que la newsletter sigui enviada.

Assumpte de la newsletter: Un bon títol pot ser determinant perquè una persona obri o no la seva correu. Eviti redactar títols que siguin avorrits o exagerats.

Sintetitzar el contingut del correu: Escriu una frase que sigui atractiva en el camp de "assumpte" perquè serveixi per a la motivació del lector del correu. Mai ho deixi en blanc, ja que és un element informatiu que li permetrà als receptors saber ràpidament de què es tracta el contingut del missatge.

Gramàtica i ortografia: El corrector ortogràfic és prou normal per corregir alguns errors comuns, com accents malament col locats i paraules mal escrites. No obstant això, hi ha altres errors que es poden passar per alt i que requereixen d'un bon criteri del redactor per poder ser arreglats.

Identificació del remitent: Col loqueu al final de cada correu electrònic una signatura pròpia que el diferenciï dels altres.

Comprovació d'enllaços: Verifiqui que els links que contingui el seu missatge apuntin en la direcció correcta. Confirmeu que tots els enllaços estiguin bé, enviant un correu de prova a un dels seus correus personals i fent clic a cada un d'ells per validar i confirmar la seva veracitat.

Grup de destinataris: En cas que el missatge sigui enviat a un usuari, verifiqui les dades del mateix abans d'enviar el email. Si en canvi, el missatge és enviat a una llista de contactes ha de prendre atenció en seleccionar la base de dades per evitar confusions i missatges creuats.

Personalització dels seus newsletters: Al col.locar el nom o alguna de les dades personals dels receptors del missatge, s'incrementa possibilitat que l'usuari llegeixi el contingut del correu, ja que l'usuari percep una relació directa entre ell i l'empresa o marca emissora dels e-mails que trenca la barrera inicial.

Coherència visual: Feu servir una mateixa plantilla per a l'enviament dels seus newsletterss. D'aquesta manera, els usuaris poden identificar i relacionar el disseny de la mateixa amb una empresa o amb un tipus de missatge en específic. Per contra, si utilitzeu plantilles diferents, només generarà confusió.

Quantitat de missatges: Sigui constant en l'enviament de les comunicacions, però no exageri ni envieu missatges innecessaris que no aportin valor a l'usuari. Així mateix, Intenteu crear i respectar una periodicitat que permetrà que les persones s'acostumin a l'horari i al calendari, en el que esperin rebre el contingut.

Redacció de continguts: Investigueu les característiques i el perfil de les persones a qui se'ls va a enviar l'email i després, redacti i adapti el contingut d'acord al llenguatge utilitzat i al nivell de coneixements que té aquest públic.